Excelで連続するデータを全て手入力していませんか？
例えば「月曜日～日曜日」「１月～１２月」など全て入力していると時間がかかってしまいます。
大量のデータになるほど、手入力だと膨大な時間を必要としてしまいます。
上記のような手間を解決してくれるのが「オートフィル」と呼ばれる機能です。
オートフィルとは
オートフィルは、隣接したセルに連続したデータを自動で入力してくれる機能です。
連番や日付、曜日などの連続したデータを入力したいときにとても便利です。
例えば１から１００までの連続した数字を手入力する場合、１つ入力するのに1秒かかるとすると１００まで入力するのに１００秒かかることになります。
しかし、オートフィル機能を使用すると、５秒ほどで自動入力することができます。
オートフィル機能の使い方
やることは３つだけ！
① 起点となるセルに入力
② フィルハンドルを表示させる
③ フィルハンドルをドラッグする
① 起点となるセルに入力
「１月から１２月」までの月を入力したい場合。
起点となる数値は「１月」になります。
② フィルハンドルを表示させる
フィルハンドルとは選択したセルの右下にカーソルを合わせると表示される「 ＋（プラスマーク） 」です。
起点セルを選択し、右下にカーソルを合わせるとフィルハンドルが表示されます。
③ フィルハンドルをドラッグ
フィルハンドルが表示されたら連続データを入力したい方向にフィルハンドルをドラッグします。
これで起点のセルからドラッグしたセルまで連続したデータが入力されます。
今回は下へドラッグしましたが、左右上下どこへでもドラッグすることができるため、好きな方向へ連続したデータを表示させることができます。
数値を連続して入力する場合のオートフィルオプション機能
「1」「2」「3」・・・のように連続した数字を入力するには２つの方法があります。
- オートフィルオプションを使用する
- ２つのセルを起点にする
① オートフィルオプションを使用する
起点となるセルに「１」と入力して、フィルハンドルをドラッグすると「１」がコピーされるだけで連続した数値にはなりません。
そのときに使用するのが「オートフィルオプション」です。
「１」のみがコピーされたあとに、オートフィルオプションの［連続データ］を選択すると連続した数値に変わります。
② ２つのセルを起点にする
オートフィルオプションを使わずに連続データ入力するには「２つのセルを起点にする」方法があります。
起点となるセルに「1」と「2」を入力しておきます。
それら２つのセルを選択し、フィルハンドルをドラッグすると連続したデータになります。
起点を「1」と「2」にした場合、1ずつ増える連続データになりますが、
起点を「10」と「20」にした場合は、「10」「20」「30」…と10ずつ増える連続データになります。
起点を「1」と「3」にした場合は、「1」「3」「5」…と2ずつ増える連続データになります。
大量の連続データを入力する［連続データ］ダイアログ機能
これまで「フィルハンドル」をドラッグすることで連続データを作成する方法を紹介してきました。
「フィルハンドル」をドラッグする方法は大量なデータを扱う場面には向きません。
例えば、1から1,000までの連続データを作成する場合「1,000」までドラッグしなければいけなくなるからです。
これでは非効率です。
「フィルハンドル」をドラッグすることなく、一瞬で大量の連続データを作成する方法が［連続データ］ダイアログ機能です。
まず、起点となるセルを選択してから［ホーム］タブの［フィル▼］を選択し［連続データの作成］をクリックします。
［連続データ］ダイアログボックスが表示されます。
1から1ずつの増えた1,000までの連続データを縦方向に作成したい場合は
［範囲］列 ［種類」加算
［増分値］1 ［停止値］1000
と設定します。
設定したあと、［OK］をクリックすると起点となるセルから1000までの連続データが作成されます。
まとめ
連続データを自動入力する方法について
・ フィルハンドルのドラッグ
・［連続データ］ダイアログの設定
の方法を紹介しました。
作成する連続データが少ないのであれば、「フィルハンドルのドラッグ」が便利です。
大量の連続データを作成する場合は［連続データ］ダイアログを使うととても効率よく作業ができます。
作成するデータ量に合わせて是非、使い分けてみてください。
